Die Einrichtung einer Ombudsstelle zur Entgegennahme und Prüfung von Hinweisen, kann für Unternehmen zahlreiche Vorteile bieten. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen können davon profitieren, die Hinweisgeberstelle an externe Rechtsanwälte auszulagern. Die wichtigsten Vorteile einer Ombudsstelle im Überblick:

Spezialisiertes Fachwissen eines Rechtsanwalts

Die Ombudsstelle wird in der Regel von erfahrenen Rechtsanwälten geleitet. Dies garantiert ein hohes Maß an Fachkompetenz in rechtlichen Angelegenheiten und stellt sicher, dass die Hinweisgeberstelle professionell, rechtssicher und effektiv betrieben wird.

Die Fallbearbeitung durch professionelle Rechtsanwälte ist in vielen Fällen vorteilhaft.

Dr. Fabian Ibel

Entlastung des Unternehmens

Durch die Ombudsstelle werden die Unternehmen bzw. die internen Abteilungen (z.B. HR, Compliance, interne Revision)  deutlich entlastet. Diese können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, während die Ombudsstelle Hinweise und Beschwerden effektiv und diskret bearbeitet.

Analtliche Verschwiegenheit und Zeugnisverweigerungsrecht

Die Ombudsperson unterliegt der anwaltlichen Schweigepflicht und hat ein Zeugnisverweigerungsrecht. Dadurch ist sichergestellt, dass alle Informationen streng vertraulich behandelt werden und nicht gegen das Unternehmen verwendet werden können.

Schutz sensibler Unternehmensdaten

Die Ombudsstelle gewährleistet einen sicheren Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten. Die Vertraulichkeit wird zu jeder Zeit gewahrt, was insbesondere bei der Prüfung möglicher Missstände von großer Bedeutung ist.

Erhöht die Hemmschwelle für Falschmeldungen

Die Existenz einer Ombudsstelle signalisiert Mitarbeitern und anderen Stakeholdern, dass das Unternehmen ein offenes Ohr für deren Anliegen hat. Gleichzeitig wird die Hemmschwelle für Falschmeldungen erhöht, da Hinweise von erfahrenen Rechtsanwälten sachlich geprüft und bewertet werden.

Schutz des Betriebsklimas

Die Ombudsstelle fördert ein gesundes Betriebsklima, da Hinweise nicht intern von Mitarbeitern (Kollegen), sondern von externen, unparteilichen Rechtsanwälten geprüft werden. Das Vertrauen der Mitarbeiter in die Hinweisgeberstelle sowie die Akzeptanz von Compliance-Maßnahmen kann auf diese Weise gestärkt werden.

Unparteilichkeit und Unabhängigkeit der Ombudsperson

Die Ombudsperson agiert unabhängig und unparteiisch. Sie hat keine persönlichen Interessen im Unternehmen und kann daher objektiv und fair handeln. Dies stärkt die Glaubwürdigkeit des Hinweisgebersystems und der Compliance-Maßnahmen.

Fazit

Insgesamt bietet eine Ombudsstelle einen effektiven Mechanismus zur Identifizierung und Bewältigung von Compliance-Verstößen, ethischen Problemen und anderen Herausforderungen. Sie fördert eine transparente Unternehmenskultur und schützt gleichzeitig das Ansehen und die Integrität Ihres Unternehmens.

Wenn Sie weitere Informationen über die Implementierung einer Ombudsstelle benötigen oder rechtliche Beratung zu diesem Thema wünschen, stehen Ihnen unsere Compliance-Experten gerne zur Verfügung.