Whistleblowing
Hinweisgeberschutz
Das Hinweisgeberschutzgesetz ist im Juli 2023 in Kraft getreten. Das Gesetz basiert auf der EU-Whistleblowing-Richtlinie ((EU 2019/1937)). Nach dem HinSchG sind Beschäftigungsgeber ab 50 Mitarbeiter verpflichtet, eine Meldestelle einzurichten, an die sich Beschäftigte wenden können, um Hinweise auf Rechtsverstöße und Verdachtsmeldungen abzugeben. Daneben besteht eine Reihe weiterer Pflichten. Bei Nicht-Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes drohen betroffenen Unternehmen Bußgelder in Höhe von bis zu 50.000 EUR.
Compliance mit Augenmaß
Unsere Lösungen zum Hinweisgeberschutz sind rechtssicher, pragmatisch und auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen zugeschnitten.
Dr. Fabian Ibel, Co-Founder TRUVEO Compliance
HinSchG: Worum geht es?
Das Hinweisgeberschutzgesetz soll dazu dienen, den Schutz von Personen zu verbessern, die Verstöße in Unternehmen und Behörden aufdecken (sog. Whistleblower oder Hinweisgeber). Diese nehmen Missstände meist als Erste wahr und können dazu beitragen, dass Rechtsverstöße und Missstände aufgedeckt, untersucht und abgestellt werden.
Meldestellen müssen fachkundig und unabhängig agieren. Ferner müssen sie eingehende Meldungen vertraulich, datenschutzkonform und unter Einhaltung bestimmter Verfahrensvorschriften bearbeiten. Die Meldestellen prüfen nach Maßgabe des Gesetzes die eingehenden Meldungen und ergreifen in Abstimmung mit der Unternehmensleitung die erforderlichen Folgemaßnahmen (z.B. interne Ermittlungen, Sanktionierung von Fehlverhalten, Abstellen von Compliance-Risiken). Die internen Meldestellen können an Dritte (z.B. externe Rechtsanwälte) ausgelagert werden. Diese garantieren Unabhängigkeit und Fachkunde bei juristischen Prüfung der Hinweise.
Das Gesetz verpflichtet "Beschäftigungsgeber" mit 50 und mehr Beschäftigte zur Einrichtung von Meldestellen. Unternehmen der freien Wirtschaft fallen ebenso unter das Gesetz wie Verbände, Kommunen, öffentliche Einrichtungen sowie Behörden des Bundes und der Länder.
Die Pflicht zur Einrichtung der Meldestellen gilt für
- Beschäftigungsgeber mit idR mehr als 250 Beschäftigten seit dem 2. Juli 2023
- Beschäftigungsgeber mit idR 50 bis 249 Beschäftigten ab dem 17. Dezember 2023.
Ab Dezember drohen im Falle unzureichender Umsetzung der rechtlichen Anforderungen Sanktionen und Bußgelder.
Als Meldungen kommen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz in Betracht, z.B.
1. Hinweise auf Verstöße wie z.B. Korruption, Untreue, Betrug, Kartellverstöße
2. Hinweise auf Ordnungswidrigkeiten (Arbeitsschutz- und Gesundheitsschutzvorschriften)
3. Sonstige Verstöße, unzulässige Geschäftspraktiken und Missstände im Unternehmen etc.
Hinweisgeber dürfen infolge einer Meldung oder Offenlegung, die in gutem Glauben gegenüber der Meldestelle erfolgt, keine Repressalien (z.B. Kündigung, Abmahnung, Versetzung, Diskriminierung) erfahren. Zudem ist ihnen Vertraulichkeit zugesichert. Hinweisgeber, die vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Meldungen abgeben, genießen selbstverständlich keinen Schutz - im Gegenteil, ihnen droht die Haftung auf Schadensersatz und die Verhängung von Bußgeldern.
Unternehmen, die es versäumen, rechtssichere Meldestellen einzurichten oder gegen das Repressalienverbot verstoßen, drohen empfindliche Bußgelder von bis zu EUR 50.000.
Hinzu kommt: Immer mehr Investoren und Unternehmen fordern von ihren Geschäftspartnern den Nachweis effektiver Compliance-Strukturen
aktiv ein.
Ihre Vorteile mit einer TRUVEO-Lösung
Komplettpaket
Unser Angebot
Unsere Lösungen und Fachexpertise nehmen Ihnen die Last von den Schultern – von der Systemimplementierung über die Hinweissichtung bis hin zur Untersuchung. Sie bestimmten individuell den gewünschten Umfang. Schützen Sie sich und Ihr Unternehmen mit unserem Komplettpaket vor Bußgeldern.
Implementierung
Implementierung effektiver Hinweisgebersysteme
Bearbeitung
Verfahrensfehlerfreie Bearbeitung von Hinweisen
Überprüfung
Prüfung und inhaltliche Betrachtung von Hinweisen
Untersuchung
Durchführung interner Untersuchungen
- Wie funktioniert das Hinweisgebersystem?
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Unsere Lösung erfüllt sämtliche Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes und berücksichtigt zudem die Vorgaben der DS-GVO sowie arbeitsrechtlicher Bestimmungen. TRUVEO Compliance steht Ihnen bzw. Ihren Beschäftigten 24/7 über sämtliche Kanäle (z.B. E-Mail und telefonisich) zur Verfügung. Auf Wunsch können auch smarte IT-Lösungen bereitgestellt werden. Unser System ist state of the art, benutzerfreundlich, mehrsprachig & bietet maximale IT-Sicherheit. Es ermöglicht weiterhin die Abgabe anonymer Hinweise durch Beschäftigte.
- Wie funktioniert die Bearbeitung eingehender Hinweise?
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TRUVEO Compliance nimmt eingehende Hinweise und Meldungen unter Einhaltung höchster Vertraulichkeit und Professionalität entgegen. Nach Eingang beginnt die Prüfung der Hinweise im Hinblick auf Stichhaltigkeit und rechtliche Relevanz. Fallspezifisch werden in Kooperation mit dem jeweiligen Unternehmen weitere erforderliche Schritte abgestimmt, beispielsweise interne Untersuchungen und erforderliche Maßnahmen beraten. Dabei werden die Pflichten des Hinweisgeberschutzgesetzes im Hinblick auf den verfahrensmäßigen Ablauf (z.B. Rückmeldefristen) sowie Dokumentations- und Löschfrist rechtssicher umgesetzt. Die Hinweisgeberstelle sollte ins Unternehmen-Intranet benutzerfreundlich eingebunden werden.
- Müssen Unternehmen Systeme vorsehen, die die Abgabe anonymer Hinweise ermöglichen?
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Nein, Unternehmen sind nicht verpflichtet, spezielle (IT-)Systeme und Kanäle einzurichten, die die anonyme Abgabe von Hinweisen gewährleisten. Werden jedoch Hinweise anonym abgegeben (z.B. per Telefon oder nicht identifizierbarer E-Mail-Adresse) müssen diese bearbeitet werden. Es kann jedoch sinnvoll sein, auch die Abgabe anonymer Hinweise zu ermöglichen, um zu verhindern, dass Missstände stattdessen nach außen getragen werden.
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