Die USA haben es schon vor vielen Jahren erkannt, in Europa weiß man es inzwischen auch: Hinweisgebersysteme können für den Schutz von Unternehmen sowie für die Aufdeckung von Fehlverhalten von zentraler Bedeutung sein. Whistleblower-Systeme ermöglichen es Mitarbeitern, Compliance-Verstöße über sichere und vertrauliche Kanäle möglichst frühzeitig zu melden und auf diese Weise das Schadensrisiko für Unternehmen zu reduzieren. Doch während seit Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes am 2. Juli 2023 viele Unternehmen in Hinweisgebersysteme investieren, übersehen sie oft einen entscheidenden Faktor für ein effektives Hinweisgebersystem: die Schulung der Mitarbeiter.
Warum sind Mitarbeiterschulungen so wichtig?
Sensibilisierung für die zentrale Bedeutung von Hinweisen
Viele Mitarbeiter sind sich nicht bewusst, wie wichtig ihre Rolle bei der Identifizierung von Missständen und Fehlverhalten ist. Effektive Compliance im Unternehmen kann nur gelingen, wenn sich alle Mitarbeiter hierarchieübergreifend dafür einsetzen. Dazu gehört auch, dass Mitarbeiter Verstöße melden und Bedenken äußern können. Ziel der Schulung ist es daher, Mitarbeitern die Bedeutung von Hinweisgebersystemen zu vermitteln und ihnen das Vertrauen zu geben, Missstände über sichere und vertrauliche Kanäle möglichst frühzeitig zu melden.
Korrekte Nutzung des Systems
Ein effektives Hinweisgebersystem setzt voraus, dass Mitarbeiter wissen, wie sie es ordnungsgemäß nutzen können. Schulungen vermitteln Mitarbeitern, über welche Kanäle (z.B. Ombudsstelle, internetbasiertes Hinweisgebersystem, Compliance-Manager etc.) sie Hinweise abgeben können, welche Informationen relevant sind und wie sie anonym bleiben können, wenn sie dies wünschen. Zudem wird durch die Schulungen verdeutlicht, dass die missbräuchliche Nutzung des Hinweisgebersystems (z.B. vorsätzliche Falschmeldung) zu arbeitsrechtlichen Sanktionen führen kann.
Schutz vor Repressalien
Viele Mitarbeiter zögern, Fehlverhalten zu melden, da sie fürchten dies könne für sie negative Folgen haben (z.B. Versetzung, Kündigung, Ausgrenzung etc.). Schulungen klären Mitarbeiter umfassend über ihre Rechte in Zusammenhang mit der Abgabe von Hinweisen auf, insbesondere den Schutz vor Repressalien sowie den Schutz ihrer Identität.
Ethik und Integrität fördern
Schulungen tragen dazu bei, die Compliance-Kultur zu fördern und das ethische Bewusstsein aller Mitarbeiter zu stärken. Sie machen deutlich, dass Compliance-Verstöße und Vertuschung im Unternehmen nicht toleriert und entsprechend sanktioniert werden (Null-Toleranz-Politik). Dies kann dazu beitragen, Fehlverhalten von vornherein zu verhindern (Abschreckungswirkung).
Bearbeitung und Prüfung von Hinweisen
Ebenso wichtig ist es, dass diejenigen, die Hinweise bearbeiten, entsprechend geschult sind. Sie müssen in der Lage sein, die Hinweise zu bewerten, angemessen zu reagieren und professionelle Untersuchungen unter Beachtung datenschutzrechtlicher- und arbeitsrechtlicher Vorschriften durchzuführen. Alternativ können Hinweise von externen Rechtsanwälten (Ombudsstelle) überprüft werden, die über die erforderliche Fachkompetenz und Neutralität verfügen sowie den Schutz sensibler Unternehmensdaten sicherstellen.
Fazit
Ein Hinweisgebersystem dient dazu, Missstände und Fehlverhalten im Unternehmen möglichst frühzeitig zu erkennen, abzustellen und auf diese Weise einen größeren Schaden für das Unternehmen abzuwenden.
Um die Effektivität des Hinweisgebersystems sicher zu stellen, sind Mitarbeiterschulungen unverzichtbar. Es gilt den Mitarbeitern zu vermitteln, wie das System funktioniert, was es bezweckt und inwiefern Hinweisgeber geschützt sind
Die Schulungen dienen auch dazu, Berührungsängste der Mitarbeiter abzubauen und sie zu einer aktiven Nutzung des Hinweisgebersystems zu ermutigen, um auf Compliance-Verstöße aufmerksam zu machen
Nicht zuletzt dienen Mitarbeiterschulungen dazu, das Bewusstsein für Compliance allgemein zu stärken und Fehlverhalten vorzubeugen. Ein Hinweisgebersystem entfaltet sein volles Potenzial jedoch nur, wenn es Teil der gelebten Unternehmenskultur wird
Ein Hinweisgebersystem entfaltet sein volles Potenzial jedoch nur, wenn es Teil der gelebten Unternehmenskultur wird. Dann kann es dazu beitragen, eine transparentere, ethischere und sicherere Arbeitsumgebung zu schaffen und einen positiven Beitrag zum nachhaltigen Unternehmenserfolg leisten.
Kommentar veröffentlichen
Verwandte Beiträge
November 4, 2023
Risiken für Unternehmen bei Nichtumsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes
Das Hinweisgeberschutzgesetz trat am 2. Juli 2023 in Kraft und gilt seither für Unternehmen mit…
November 4, 2023
Die Einrichtung einer anwaltlichen Ombudsstelle
Die Einrichtung einer Ombudsstelle zur Entgegennahme und Prüfung von Hinweisen, kann für Unternehmen zahlreiche Vorteile…
